تعريف الرقابة

الرقابة الإدارية

هي واحدة من المهام الإدارية، والتي تهتم بمتابعة أداء الموظفين في المؤسسة، والحرص على قيامهم بعملهم، بأسلوب مناسب، وتعرف أيضاً، بأنها: المتابعة، والإشراف لتنفيذ الخطط الخاصة بالعمل، والتأكد من القيام بها بأسلوب صحيح، مما يساهم في تسهيل المهام الوظيفية، لتحقيق كافة الأهداف المخطط لها، كما تهتم الإدارة في المؤسسات بتنفيذ الرقابة على طبيعة سير العمل، كوظيفة رئيسية خاصة بها.


مراحل الرقابة الإدارية

تمر الرقابة الإدارية بمجموعة من المراحل، وهي:
تحديد المعايير: هي كافة النقاط الأساسية، التي يتم وضعها بناءً على قوانين العمل، وتستخدم لتحديد مدى نجاح الموظفين في القيام بعملهم.
قياس الأداء: هو الأسلوب الذي يستخدم للمقارنة بين الأداء الفعلي، وما يطبق على أرض الواقع، وقياس مقدار العمل الذي تم إنجازه.
تصحيح الأخطاء: هو الوقوف عند أي خطأ تم ارتكابه في مرحلة من المراحل السابقة، والقيام بعلاجه، واتخاذ الإجراءات المناسبة لتفادي تكرار حدوثه.


أهمية الرقابة الإدارية

للرقابة الإدارية أهمية كبيرة في الواقع العملي، وتعتمد على النقاط التالية:
تساعد المدراء على اكتشاف أي تقصير ينتج، أثناء قيام الموظفين في العمل على شيء ما.
تمكن من إيجاد الوسائل المناسبة، لعلاج العوائق التي تمنع من الاستمرار، في تنفيذ مرحلة من مراحل العمل.
تساهم في إعادة تنظيم المهام الوظيفية، عن طريق تعديل أي خلل، قد يظهر أثناء تطبيق الخطة الخاصة بالعمل.
توضح مدى إمكانية تطبيق القرارات التي تم إصدارها مسبقاً، وفاعلية تطبيقها على أرض الواقع.


أساسيات الرقابة الإدارية

تتكون الرقابة الإدارية من عدة أمور أساسية، وهي:
تعد المرحلة الإدارية، والتنفيذية الأخيرة من مراحل العمل الإداري.
وسيلة لمتابعة مراحل سير العمل.
يجب أن يحرص المدير المسؤول عن الرقابة، على وضوح الأفكار التي يتم طرحها.
من واجب الرقابة، بيان البدائل المتاحة، والصحيحة للأخطاء في حال ظهورها.
من المهم أن تتكامل الرقابة مع طبيعة بيئة العمل.


مجالات الرقابة الإدارية

توجد مجموعة من المجالات التي تهتم الرقابة الإدارية بمتابعتها، ومنها:
الموارد المادية

هي متابعة كافة الموارد المكونة لبيئة العمل، مثل: الآلات، والمعدات، أو البضاعة الموجودة في المخازن، ويهتم هذا النوع من الرقابة بالتأكد من أن المعدات تقوم بعملها بشكل صحيح، وأن كمية المواد المُخزنة، مساوية للوثائق الخاصة بها، وأيضاً تهتم بأن تتطابق نوعية الإنتاج المُصنع، مع الإنتاج المخطط له.


القوى العاملة

هم كافة الموظفين، والعاملين في المؤسسة، وتحرص الرقابة على اختيار الموظفين الأكفاء، للقيام بالمهام التي تتناسب مع قدراتهم على تنفيذها، مما يساهم في نجاح العمل بتحقيق المطلوب منه، مثل: الحرص على تعيين حراس أمن قادرين على حماية مخازن المؤسسة، من التعرض للسرقة.


القدرة المالية

هي توفير خلاصة عن الوضع المالي الخاص بالشركة، وإمكانية تخصيص حصص مالية للنشاطات الرئيسية، والثانوية، لوضع مقارنات بين حجم المصروفات، وكمية الأرباح المحققة خلال السنة المالية، وتمكن هذه الوسيلة الرقابية من قياس تطور الشركة، ومدى قدرتها على تحقيق النجاح في سوق العمل.