مفهوم التخطيط

مفهوم التخطيط

التخطيط بمفهومه العام هو أن يضع الإنسان أهدافاً وخطوات لتنفيذ هذه الأهداف ضمن فترةٍ زمنيّةٍ مُعيّنة قد تكون طويلةً أو قصيرة، أمّا في الإدارة فيُقصد بالتخطيط وضع أهداف للمؤسسة أو الشركة، ووضع طُرق للسير عليها بُغية تنفيذ هذه الأهداف، مع وجود إدارةٍ ورقابة لضمان تنفيذ هذه الأهداف في الفترة الزمنيّة المُحدّدة، ولنجاح التخطيط يجب أن يتمّ تنفيذ مُعظم الأهداف بأقلّ خسارة مُمكنة.


التخطيط في الإدارة

لا يُمكن إنكار أنّ للتخطيط أهمية كبرى في المشاريع و إداراتها لأن العمل دون خطط هو ضياع للوقت والجهد والمال، وتستطيع المؤسسة من خلال التخطيط تحديد الإمكانيات المادية المتوفرة لديها وعدد الأشخاص اللازمين للقيام بالأعمال، كما أنّ التخطيط يساعد على تحقيق الأهداف بسرعة وكفاءة وفاعلية، ويُحقّق رضاً للموّظفين وللإدارة أيضاً، فهو يُحدّد نقاط القوة والضعف للموارد البشرية داخل المُؤسسة.


أنواع التخطيط

ينقسم التخطيط إلى ثلاثة أقسام وهي:
التخطيط طويل الأجل: وفيه يتم وضع الأهداف المُراد تحقيقها خلال فترة تتراوح بين خمس سنوات إلى عشرين سنة، وهذا التخطيط يتم اعتماده في وضع السياسات الخاصّة بالشركة والأهداف العامة التي ترغب بتحقيقها.
التخطيط متوسط الأجل: وهي الخطط التي من المفترض تنفيذها خلال مدّة تتراوح ما بين ثلاث إلى خمس سنوات، مثل تحديد عدد الموظفين في الشركة، وتوزيع المهام الموكلة لكل موظف، وتحديد التكلفة المالية اللازمة لتحقيق هذه الأهداف.
التخطيط قصير الأجل: حيث تقوم الإدارة الفرعيّة للمؤسسة بتحويل الأهداف والخطط العامة إلى برامج تفصيليّة، وبدء العمل عليها بحيث لا تتجاوز فترة تنفيذ هذه الأهداف مدة سنتين، ولا تقل عن سنة، أي إنّ التخطيط قصير الأجل يتعلق بالمستقبل القريب والخطط القريبة وقصيرة المدى.


ننوّه إلى أنّه يجب أن تضع المؤسّسة خطّةً بديلة لكل مشروع تقوم به حتى تستطيع التصرف في حال مواجهة أي أمور طارئة خلال تنفيذها للأهداف الموضوعة للخطة، فالخطة البديلة تُمكّنها من تفادي الخسائر المحتملة؛ بحيث يتم تغيير بعض البنود في الخطة الرئيسية لتحقيق النجاح فيما تم وضعه من أهداف.


شروط نجاح التخطيط

ليكون التخطيط ناجحاً يجب أن تتوفّر فيه شروط أهمها:
أن يكون للخطة التي ستُنفّذ هدفٌ واقعيّ وواضح، ويقصد بواقعي إمكانية التحقق وأن لا يكون الهدف من المستحيلات.
أن تكون الخطة سلسةً وسهلة التنفيذ وبعيدة عن التعقيدات.
ملائمة الخطّة مع ما تحتاجه من زمان ومكان.
يجب أن تتميّز الخطة بمرونتها وإمكانية التغيّر عليها ضمن المتغيّرات الحالية، وظروف العمل والطوارئ.
مشاركة الأفراد العاملين في وضع الخطّة؛ فذلك يزيد من فاعليتها وكفاءتها.